Speak Up-beleid

In overeenstemming met de ISS-waarden en Gedragscode is de zakelijke integriteit van ISS niet onderhandelbaar. ISS zet zich in om zaken te doen in overeenstemming met de wet en hoge ethische normen.

ISS heeft een ‘Speak Up’-beleid en meldingssysteem dat het mogelijk maakt voor werknemers, klanten, zakelijke partners en andere stakeholders om ernstige en gevoelige bekommernissen op een veilige en vertrouwelijke manier te melden.

Als u een werknemer, klant, zakenpartner of andere belanghebbende bent en meent dat er sprake is van een schending van de ISS Gedragscode, ons beleid of relevante wet- en regelgeving, dan moedigen wij u aan dit te melden. Door dit te melden, handelt u in de geest van onze Gedragscode en Waarden en helpt u ons bedrijf en onze reputatie te beschermen.

Er zijn een aantal manieren om uw bekommernissen te melden. Afhankelijk van de aard en de ernst van de bekommernis, moedigen wij u aan deze eerst te bespreken met uw leidinggevende of manager, de plaatselijke Head of People & Culture, Legal Director of CFO.

Speak Up-systeem

Als u een kwestie wilt melden binnen het toepassingsgebied van het 'Speak Up'-beleid, kunt u de kwestie melden via het 'Speak Up'-systeem. Alle communicatie is anoniem en vertrouwelijk, tenzij u iets anders aangeeft. U wordt aangemoedigd om uzelf te identificeren en uw bekommernis voldoende gedetailleerd uit te leggen om het onderzoek van de zaak te vergemakkelijken.

U kan een melding doen via het Speak Up-systeem. Dat systeem wordt beheerd door een onafhankelijke derde partij. Het Speak Up-meldsysteem is te bereiken via de lokale website van ISS in uw eigen taal en via de internationale website. Het ISS Speak Up-systeem is 24/7 toegankelijk voor zowel medewerkers als derden. U kunt in meerdere talen rapporteren.

Wanneer u een melding doet, wordt het IP-adres van de computer of het mobiele apparaat dat u gebruikt niet geregistreerd door het systeem en worden er geen cookies gebruikt.

 

U kunt op elk gewenst moment een rapport indienen via het lokale landnummer of het gratis telefoonnummer dat in uw land is ingesteld. De Speak Up Staffed Hotline wordt beheerd door een onafhankelijke derde partij die vertrouwelijke en anonieme meldingen mogelijk maakt.

U kunt met de callcentermedewerker praten en wordt bijgestaan door een tolk. Houd er rekening mee dat u bij het melden van een zaak via de telefonische hotline mogelijk met een wachttijd wordt geconfronteerd voordat een agent en/of vertaler beschikbaar is om uw oproep aan te nemen. Als u in een andere taal dan het Engels wilt spreken, moet u de agent vragen om contact op te nemen met uw tolk. 

ISS Speak Up bemande nummers van de hotline:

*In China zijn 400-nummers de populaire vervanging van de traditionele 800-nummers, omdat mobiele telefoons geen toegang hebben tot gratis 800-nummers. Als gedeeld-kostennummer worden de bellers minimale lokale tarieven in rekening gebracht.

Australië
0282527800 (lokaal nummer)
1800497187 (gratis nummer)

Oostenrijk;
+4314360040 (lokaal nummer)
0800376306 (gratis nummer)

België
023133743 (lokaal nummer)
080076934 (gratis nummer)

Canada
4377025955 (lokaal nummer)
8888842898 (gratis nummer)

Chili
229381090 (lokaal nummer)
800914136 (gratis nummer)

China
4006137002 (gedeelde kosten*)

Tsjechië
234076513 (lokaal nummer)
800701054 (gratis nummer)

Denemarken
78713897 (lokaal nummer)
80887692 (gratis nummer)

Finland
0942720554 (lokaal nummer)
0800913363 (gratis nummer)

Frankrijk
0973053684 (lokaal nummer)
0801230213 (gratis nummer)

Duitsland
032 229990192 (lokaal nummer)
08001817865 (gratis nummer)

Hongkong
1756844 (lokaal nummer)
800969226 (gratis nummer)

Hongarije
0613237548 (lokaal nummer)
0680080385 (gratis nummer)

India
08071279845 (lokaal nummer)
0008000503120 (gratis nummer)

Indonesië
02150996849 (lokaal nummer)
00180349248340560 (gratis nummer)

Ierland
014311025 (lokaal nummer)
1800851328 (gratis nummer)

Italië
00230578564 (lokaal nummer)
800035837 (gratis nummer)

Japan
0345639645 (lokaal nummer)
0120120764029 (gratis nummer)

Litouwen
37066101878 (lokaal nummer)
880031790 (gratis nummer)

Maleisië
01546000734 (lokaal nummer)
1800814501 (gratis nummer)

Mexico
3321010021 (lokaal nummer)
018008804560 (gratis nummer)

Nederland
0202628687 (lokaal nummer)
08000227086 (gratis nummer)

Nieuw-Zeeland
098886471 (lokaal nummer)
0800444143 (gratis nummer)

Noorwegen
+4732993095 (lokaal nummer)
80024584 (gratis nummer)

Polen
221530052 (lokaal nummer)
0800 1210192 (gratis nummer)

Portugal
0304502654 (lokaal nummer)
800815004 (gratis nummer)

Roemenië
0312295179 (lokaal nummer)
0800890461 (gratis nummer)

Singapore
31051279 (lokaal nummer)
8008528454 (gratis nummer)

Spanje
900953465 (gratis nummer)

Zweden:
+46731214174 (lokaal nummer)
0200890030 (gratis nummer)

Zwitserland
0225510224 (lokaal nummer)
0800225221(gratis nummer)

Turkije
3124010137 (lokaal nummer)
08006212206 (gratis nummer)

Verenigde Arabische Emiraten
0600521603 (lokaal nummer)
800085231027 (gratis nummer)

Verenigd Koninkrijk
02039877736 (lokaal nummer)
08082389893 (gratis nummer)

Verenigde Staten
2102481441 (lokaal nummer)
8882869736 (gratis nummer)

U kan contact opnemen met het Hoofd Interne Audit via e-mail: issgi-speakup-all@group.issworld.com.

Alle vragen worden vertrouwelijk en in overeenstemming met het 'Speak Up'-beleid behandeld.
 
Head of Group Internal Audit 
ISS World Services A/S Buddingevej 197
2860 Søborg
Denemarken
Tel.: +45 3817 0000 

Alle vragen worden vertrouwelijk en in overeenstemming met het 'Speak Up'-beleid behandeld.
 

Wat u wel moet melden in het Speak Up-systeem

‘Speak Up’ wil een veilig en vertrouwelijk kanaal aanbieden voor het melden van vermoedelijk wangedrag, vermoedelijke overtreding van regelgeving of intern beleid of bekommernissen die een negatief effect kunnen hebben op de activiteiten en prestaties van ISS en die, vanwege de aard, niet via de normale meldingslijnen kunnen worden gemeld. 

U kunt nagaan of uw bekommernis gemeld moet worden via het Speak Up-systeem door het Speak Up-beleid te raadplegen.

De aard van de bekommernis kan zijn:


• onwettige activiteit, b.v. criminele handelingen zoals schendingen van geheimhoudingsverplichtingen, misbruik van fondsen, diefstal, frauduleuze voorstelling van zaken, verduistering, fraude en omkoping;

• financiële fraude, b.v. boekhoudkundige manipulatie, niet-naleving van interne controleprocedures, verduistering van activa of frauduleuze verklaringen;

• omkoping of corruptie, bv. belangenconflicten, omkoping, sponsoring, donaties, geschenken of faciliterende betalingen;

• ernstige handelingen van het senior management die niet via lokale kanalen kunnen worden gemeld zonder risico op negatieve gevolgen;

• overtreding van de mededingingswetgeving, bijv. prijsafspraken, uitwisseling van prijsgevoelige informatie of samenspanning met concurrenten;

• ernstig gevaar voor milieu, gezondheid of veiligheid, inclusief voedselveiligheid;

• activiteiten die anderszins bij wet, verdrag of overeenkomst neerkomen op ernstig ongepast gedrag, bv. discriminerende praktijken, seksuele intimidatie, kinderarbeid of schendingen van de mensenrechten;

• inbreuken binnen andere gebieden zoals gedefinieerd door de Europese Klokkenluidersrichtlijn, bv. overheidsopdrachten, witwassen van geld en financiering van terrorisme, productveiligheid en naleving, volksgezondheid, gegevensbescherming en schendingen van informatiebeveiliging.

Wat u niet moet melden in het Speak Up-systeem

Bekommernissen met betrekking tot uw arbeidsvoorwaarden of zaken op de lokale werkplek, zoals conflicten met collega's en managers, disciplinaire sancties, een correcte en tijdige betaling van salarissen en uitkeringen, vallen buiten het toepassingsgebied van het Speak Up-beleid en moeten normaliter worden gemeld aan uw lokale leidinggevende of het lokale Head of People & Culture en lokaal worden opgelost.

Als u zich niet op uw gemak voelt om uw bekommernis binnen de lokale rapportagelijnen aan te pakken of als de kwestie niet naar tevredenheid wordt opgelost, gebruik dan het Speak Up-systeem om uw bekommernis te melden.

Onderzoeksproces
Uw melding via het online Speak Up-stysteem of via de bemande Hotline wordt door een extern advocatenkantoor gescreend om het proces tegen belangenconflicten te beschermen, voordat het rapport naar het Head of Group Internal Audit wordt gestuurd of wordt doorgestuurd naar de juiste ISS-instanties. 

Het hoofd van de afdeling Interne Audit moet (i) binnen 7 dagen alle meldingen registreren en bevestigen; (ii) de ernst en geloofwaardigheid van het ingediende verslag in overweging nemen en (iii) dienovereenkomstig te werk gaan bij het bepalen van de passende maatregelen. Sommige meldingen kunnen zonder onderzoek worden opgelost. 

Het hoofd van de afdeling Interne Audit kan uw rapport raadplegen met de ISS Business Integrity Committee of de ISS Audit & Risk Committee en alle senior leden van het management. Het hoofd van de afdeling Interne Audit kan ook externe auditors, onderzoekers en/of juridisch adviseurs inschakelen om te helpen bij het onderzoek en de analyse van de resultaten.

Er worden passende corrigerende maatregelen genomen als uit een onderzoek blijkt dat het beleid en/of de wet- en regelgeving van ISS zijn geschonden. Waar wettelijk mogelijk en afhankelijk van de omstandigheden, zal ISS u informeren over de beoogde of genomen actie naar aanleiding van de melding en de reden voor die follow-up.

Bescherming – geen represailles tegen melders
Als u een kwestie te goeder trouw aan ISS meldt, zorgen we ervoor dat er geen discriminerende of vergeldingsacties tegen u worden ondernomen als gevolg van een Speak Up-melding.

Nationale wetten, waar van toepassing en relevant, die u mogelijk een betere bescherming bieden als gevolg van de Speak Up-melding en het onderzoek, zullen dit beleid aanvullen of vervangen. 

Vergelding betekent elke directe of indirecte handeling of nalatigheid die de melder ongerechtvaardigd nadeel berokkent of kan berokkenen. Als u van mening bent dat er represailles tegen u zijn genomen voor het melden van of deelnemen aan een onderzoek, moet u dergelijke vermeende represailles onmiddellijk melden aan het hoofd van de afdeling Interne Audit (zie onderstaande contactgegevens) of door het Speak Up-systeem te gebruiken. Alle meldingen worden vertrouwelijk onderzocht.

Alternatieve rapporteringsopties: rapporteren aan autoriteiten
Als u in de EU woont, kunt u – in plaats van te rapporteren aan ISS – een probleem melden aan het lokale externe meldingskanaal dat in uw land beschikbaar is. Het externe meldingskanaal wordt beheerd door een lokale autoriteit in uw land, waardoor rapportage vergelijkbaar is met interne rapportage aan ISS. 

Raadpleeg de webpagina Verantwoordelijk bedrijfsgedrag en Speak Up van uw land voor informatie over welke autoriteit het externe meldingskanaal beheert. 

We raden u aan om bekommernissen eerst te melden bij ISS.

Persoonsgegevens
Het verzamelen, verwerken en openbaar maken van persoonsgegevens die via het Speak Up-systeem zijn ingediend, wordt uitgevoerd in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU en de Deense Wet bescherming persoonsgegevens.