SPEAK UP

Reporting serious and sensitive concerns

Speack up_Graded

ISS has adopted a ‘Speak Up’ policy and reporting system that makes it possible for employees, business partners and other stakeholders to report any serious and sensitive concerns in a confidential manner.

Hoe het werkt

Het 'Spreek-Je-Uit' kanaal is bedoeld voor het melden van ernstige en gevoelige bekommernissen die een negatief effect kunnen hebben op de activiteiten en prestaties van ISS en die, vanwege de aard, niet via de normale rapportagelijnen kunnen worden gemeld. 

ISS zorgt ervoor dat alle bekommernissen ernstig en gepast worden behandeld. U kunt nagaan of uw bekommernis een lokale of groepsaangelegenheid is door de 'Spreek-Je-Uit' instructies door te nemen. Elke klacht wordt door het hoofd van de afdeling Interne Audit van de ISS Group in behandeling genomen. 

To help you assess whether an incident is a serious or sensitive concern and to find the most appropriate reporting channel, please read the guide below. 

The guide is not exhaustive in terms of what can be reported under the Speak Up policy and provides an overview on the types of incident reporting for all stakeholders. You should always apply your personal judgement before submitting a Speak Up report. 

Confidentiality 

All communication will be anonymous and confidential unless you directly instruct otherwise. You are encouraged to identify yourself and explain your concern in sufficient detail to facilitate investigation of the matter. Follow-up questions and investigation may not be possible unless the source of the information is identified. In order to assist ISS in conducting an investigation of a complaint, please provide as much information as possible. ISS will treat all concerns and issues raised under this policy in a confidential manner except to the extent necessary to conduct a complete and fair investigation. The identity of the complainant shall be kept confidential. 

Read our Speak Up policy

Het melden van incidenten op de werkplek 

- ISS is op veel locaties in de wereld actief en fouten of gedrag van medewerkers die niet voldoen aan onze waarden en gedragscode moeten worden besproken met de betreffende ISS-manager of afdeling. 

- Zaken die kunnen leiden tot ernstige verwonding of de dood van mensen en tot gewelddadig of discriminerend gedrag, met inbegrip van seksuele intimidatie op de werkplek, worden beschouwd als ernstige of gevoelige kwesties. Deze kunnen wereldwijd worden gerapporteerd onder het 'Spreek-Je-Uit' beleid. Doe dat als het u niet lukt of als het niet wenselijk is om dit met de leidinggevende van ISS of met de afdeling People & Culture te bespreken. 

Melding van diefstal en verduistering van bedrijfsactiva of activa van klanten 

- Diefstal of verduistering van activa van ISS of van een klant door een medewerker of manager van ISS dient te worden gemeld bij de directe manager of de afdeling Legal. Als u dit niet met de manager of afdeling Legal kunt bespreken, dan moet u de Chief Financial Officer op de hoogte stellen. 

- In gevallen waarin u diefstal of verduistering niet kunt aanpakken met het management van uw lokale ISS-organisatie, kunt u overwegen om het incident te melden onder het 'Spreek-Je-Uit'-beleid. 

Het melden van fraude 

ISS heeft een nultolerantie voor medewerkers en/of zakenpartners die fraude plegen. Fraude is opzettelijke misleiding om oneerlijk of onwettig voordeel te behalen. Fraude kan vele vormen aannemen op alle niveaus van een organisatie. Hieronder worden enkele voorbeelden gegeven, maar het is geenszins een uitputtende lijst van mogelijke fraude in ons bedrijf. 

- Een voorbeeld hiervan is de vervalsing van de tijd- en aanwezigheidsregistratie of van de salarissen, wat kan leiden tot de betaling van een te hoog loon aan degene die de betaling ontvangt. Als u dit soort fraude op de werkvloer ondervindt, moet u normaal gesproken contact opnemen met de payrollafdeling. 

- Fraude kan ook voorkomen in gevallen waarin leveranciers of onderaannemers samenwerken met ISS-managers om ISS te veel in rekening te brengen voor de goederen of diensten die zij leveren. Als u zich bewust wordt van de samenwerking met leveranciers of onderaannemers, dient u normaal gesproken contact op te nemen met de juridische afdeling of de financieel directeur. 

Het melden van een overtreding van de wet 

- ISS streeft ernaar om een gezagsgetrouw bedrijf te zijn in alle landen waar we aanwezig zijn en om ons bedrijf te laten functioneren in overeenstemming met de internationale en lokale wet- en regelgeving. ISS heeft intern beleid opgesteld om de naleving van de anticorruptie- en concurrentiewetgeving te waarborgen. 

- Overtreding van de anticorruptie- en concurrentiewetgeving worden beschouwd als ernstige en gevoelige kwesties. Deze kunnen worden gemeld als onderdeel van het 'Spreek-Je-Uit'-beleid. 

Meld een incident via onze 'Spreek-Je-Uit website of via het speciale telefoonnummer. 

We hebben managementprocedures opgesteld om ervoor te zorgen dat de informatie, inclusief de contactgegevens, die u ons via de 'Spreek-Je-Uit'-website of telefonisch verstrekt, strikt vertrouwelijk wordt behandeld. U heeft ook de mogelijkheid om te informeren naar de status van een lopend onderzoek.  

- Houd er alstublieft rekening mee dat er wettelijke beperkingen kunnen zijn op wat u anoniem mag melden in het rechtsgebied waaruit u rapporteert. Bovendien is het 'Spreek-Je-Uit'-beleid geregeld in de Deense wetgeving inzake gegevensbescherming. Dat betekent dat ISS verplicht is om alle meldingen die niet van ernstige of gevoelige aard zijn, af te wijzen en te verwijderen. Uw melding kan daarom onder het 'Spreek-Je-Uit'-beleid worden afgewezen, simpelweg omdat ze niet via het juiste kanaal is gebeurd.  

- In het uitzonderlijke geval waarin het waarschijnlijk is dat het volgen van de bovenstaande procedure het onderzoek zou verstoren, kan de Business Integrity Committee toestemming geven om af te wijken van de hierboven beschreven procedures. Wij zullen uw identiteit of contactgegevens echter niet bekendmaken, tenzij u ons vooraf uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. 

Overzicht van het proces:

1. Melding:  Meldingen die via ons 'Spreek-Je-Uit' systeem worden ingediend, worden via een beveiligde en gecodeerde communicatielijn naar Group Internal Audit verstuurd.

2. Beoordeling:  Group Internal Audit beoordeelt of uw melding voldoet aan de vereisten voor de verwerking in het kader van het 'Spreek-Je-Uit'-beleid. Daarna zal de melding worden gerapporteerd 
aan onze Business Integrity Committee.

3. Actie:  Onderzoek, acties en terugkoppeling naar de melder.

Meld een incident

Online meldingstool

Telefonisch melden:

Australië  +(61) 384004587 
Brazilië  +(55) 2135000242 
Chili  +(56) 225708734 
Denemarken  +45 38176348
Finland  +(358) 942450434 
Indonesië  +(62) 8033218106
Israël  +(972) 39155867 
Mexico  +(52) 5511689935 
Nederland  +(31) 208081296 
Norwegen  +(47) 23962607 
Spanje  +(34) 911233031 
Zweden  +(46) 638800915 
Switserland  +(41) 435086912 
Turkije  +(90) 2129001873
Verenigd Koninkrijk  +(44) 2035144260 
VS  +(1) 6467129310

Enquire on an existing case

Follow up on an incident that you have previously submitted.

Enquire here

PEOPLE MAKE PLACES

Meer dan 60.000 klanten in meer dan 30 landen