SPEAK UP

Verantwoordelijk bedrijfsgedrag en Speak Up

ISS zet zich in voor ethisch en verantwoordelijk bedrijfsgedrag. Deze inzet is stevig ingebed in onze waarden (eerlijkheid, ondernemerschap, verantwoordelijkheid en kwaliteit) en wordt ondersteund door onze Gedragscode.

Speack up_Graded
Lees de ISS GedragscodeLees het KlokkenluidersbeleidEen incident meldenRead the ISS Anti-corruption statement

Klokkenluidersbeleid

ISS heeft een Klokkenluidersbeleid (Speak Up Policy) en meldingssysteem dat het mogelijk maakt voor werknemers, zakelijke partners en andere stakeholders om alle ernstige en gevoelige bekommernissen vertrouwelijk te melden.

Als u een werknemer, klant, zakenpartner of andere belanghebbende bent en meent dat er sprake is van een schending van de ISS Gedragscode, ons beleid of relevante wet- en regelgeving, dan moedigen wij u aan dit te melden. Door dit te melden, handelt u in de geest van onze Gedragscode en Waarden en helpt u ons bedrijf en onze reputatie te beschermen.

Er zijn een aantal manieren om uw bekommernissen te melden. Afhankelijk van de aard en de ernst van de bezorgdheid, moedigen wij u aan uw bezorgdheid te bespreken met uw leidinggevende of een manager, de plaatselijke afdeling People & Culture, de plaatselijke juridische adviseur of de plaatselijke CFO.


Een andere manier om een melding te doen is via het Speak Up-meldsysteem. Dat systeem wordt beheerd door een onafhankelijke derde partij. Het Speak Up-meldsysteem is te bereiken via de lokale website van ISS in uw eigen taal en via de internationale website. Het ISS Speak Up-meldsysteem is 24/7 toegankelijk voor zowel medewerkers als externe partijen en is beschikbaar in 21 talen. We moedigen u aan zichzelf bekend te maken, maar u kunt uw melding ook anoniem doen. Meldingen kunnen ook telefonisch gedaan worden via de lokale telefoonnummers die hieronder vermeld zijn.

Door een melding te maken, brengt u ernstige en gevoelige kwesties onder de aandacht van Group Internal Audit. Zij beoordelen of de melding voldoet aan de vereisten voor verwerking onder het Klokkenluidersbeleid. Daarna wordt de melding doorgestuurd naar onze Business Integrity Committee.

We ondersteunen eerlijke en open communicatie en moedigen vragen en meldingen aan. Als u een melding in goed vertrouwen doet op basis van uw persoonlijke kennis, dan wordt u beschermd. We tolereren geen enkele vorm van discriminatie of vergelding tegen onze medewerkers of externe partijen die zich uitspreken. Als u van mening bent dat u het slachtoffer bent van vergelding, dan moet u dit melden als vermoedelijk wangedrag.

SPEAK UP

Hoe het werkt

'Speak Up'-kanaal is bedoeld voor het melden van ernstige en gevoelige bekommernissen die een negatief effect kunnen hebben op de activiteiten en prestaties van ISS en die, vanwege de aard, niet via de normale rapportagelijnen kunnen worden gemeld.

ISS zorgt ervoor dat alle bekommernissen ernstig en gepast worden behandeld. Alle communicatie is anoniem en vertrouwelijk. Tenzij u direct anders aangeeft. Elke klacht wordt door het hoofd van de afdeling Interne Audit van de ISS Group in behandeling genomen.

U wordt aangemoedigd om uzelf te identificeren en uw bekommernis voldoende gedetailleerd uit te leggen om het onderzoek van de zaak te vergemakkelijken. Houd er rekening met eventuele vervolgvragen. In sommige gevallen is onderzoek niet mogelijk als de bron van de informatie niet bekend is. Om ISS te helpen bij het uitvoeren van een onderzoek naar een melding, vragen wij u zoveel mogelijk informatie te delen. ISS behandelt alle bekommernissen en kwesties die worden gemeld via het Speak Up-meldsysteem op vertrouwelijke wijze. Zo ver dat uiteraard mogelijk is om een volledig en eerlijk onderzoek uit te voeren. De vertrouwelijkheid van de melder wordt afdoende beschermd.

U kunt nagaan of uw bekommernis een lokale of groepsaangelegenheid is door de instructies in het Klokkenluidersbeleiddoor te nemen.

Het melden van incidenten op de werkplek 

 - ISS is op veel locaties in de wereld actief en fouten of gedrag van medewerkers die niet voldoen aan onze waarden en gedragscode moeten worden besproken met de betreffende ISS-manager of afdeling.
 
- Zaken die kunnen leiden tot ernstige verwonding of de dood van mensen en tot gewelddadig of discriminerend gedrag, met inbegrip van seksuele intimidatie op de werkplek, worden beschouwd als ernstige of gevoelige kwesties. Deze kunnen wereldwijd worden gerapporteerd onder het klokkenluidersbeleid. Doe dat als het u niet lukt of niet wenselijk is om dit met de leidinggevende van ISS of met de afdeling People & Culture te bespreken. 

Melding van diefstal en verduistering van bedrijfsactiva of activa van klanten 

- Diefstal of verduistering van activa van ISS of van een klant door een medewerker of manager van ISS dient te worden gemeld bij de directe manager of bij de afdeling Legal. Als u dit niet met de manager of afdeling Legal kunt bespreken, dan moet u de Chief Financial Officer op de hoogte stellen. 

- In gevallen waarin u diefstal of verduistering niet kunt aanpakken met het management van uw lokale ISS-organisatie, kunt u overwegen om het incident te melden onder het Klokkenluidersbeleid. 

Het melden van fraude 

ISS heeft een nultolerantiebeleid voor medewerkers en/of zakenpartners die fraude plegen. Fraude is opzettelijke misleiding om oneerlijk of onwettig voordeel te behalen. Fraude kan vele vormen aannemen op alle niveaus van een organisatie. Hieronder worden enkele voorbeelden gegeven, maar het is geenszins een uitputtende lijst van mogelijke fraude in ons bedrijf. 

- Een voorbeeld hiervan is de vervalsing van de tijd- en aanwezigheidsregistratie of van de salarissen, wat kan leiden tot de betaling van een te hoog loon aan degene die de betaling ontvangt. Als u dit soort fraude op de werkvloer ondervindt, moet u normaal gesproken contact opnemen met de payrollafdeling. 

- Fraude kan ook voorkomen in gevallen waarin leveranciers of onderaannemers samenwerken met ISS-managers om ISS te veel in rekening te brengen voor de goederen of diensten die zij leveren. Als u zich bewust wordt van de samenwerking met leveranciers of onderaannemers, dient u normaal gesproken contact op te nemen met de juridische afdeling of de financieel directeur. 

Het melden van een overtreding van de wet 

- ISS streeft ernaar om een gezagsgetrouw bedrijf te zijn in alle landen waar we aanwezig zijn en om ons bedrijf te laten functioneren in overeenstemming met de internationale en lokale wet- en regelgeving. ISS heeft intern beleid opgesteld om de naleving van de anticorruptie- en concurrentiewetgeving te waarborgen. 

- Overtreding van de anticorruptie- en concurrentiewetgeving worden beschouwd als ernstige en gevoelige kwesties. Deze kunnen worden gemeld als onderdeel van het Klokkenluidersbeleid.

We hebben managementprocedures opgesteld om ervoor te zorgen dat de informatie, inclusief de contactgegevens, die u ons via de 'Speak Up' website of telefonisch verstrekt, strikt vertrouwelijk wordt behandeld. U heeft ook de mogelijkheid om te informeren naar de status van een lopend onderzoek.   

- Houd er rekening mee dat er wettelijke beperkingen kunnen zijn op wat u anoniem mag melden in het rechtsgebied waaruit u melding maakt. Bovendien is het Klokkenluidersbeleid geregeld in de Deense wetgeving inzake gegevensbescherming. Dat betekent dat ISS verplicht is om alle meldingen die niet van ernstige of gevoelige aard zijn, af te wijzen en te verwijderen. Uw melding kan daarom onder het Klokkenluidersbeleid worden afgewezen, simpelweg omdat ze niet via het juiste kanaal is gebeurd.   

- In het uitzonderlijke geval waarin het waarschijnlijk is dat het volgen van de bovenstaande procedure het onderzoek zou verstoren, kan de Business Integrity Committee toestemming geven om af te wijken van de hierboven beschreven procedures. Wij zullen uw identiteit of contactgegevens echter niet bekendmaken. Tenzij u ons vooraf uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. 

Overzicht van het proces:

1. Melding: Meldingen die via ons 'Speak Up'-meldsysteem worden ingediend, worden via een beveiligde en gecodeerde communicatielijn naar Group Internal Audit verstuurd.

2. Beoordeling: Group Internal Audit beoordeelt of uw melding voldoet aan de vereisten voor de verwerking in het kader van het Klokkenluidersbeleid. Daarna wordt de melding gerapporteerd aan ons Business Integrity Committee.

3. Actie: Onderzoek, acties en terugkoppeling naar de melder.

Meld een incident online of telefonisch met uw contactgegevens en een toelichting.

Online meldingstool

Telefonisch een incident melden:

Australië +(61) 384004587 
Brazilië +(55) 2135000242 
Chili +(56) 225708734 
China +(86) 1053875779
Denemarken +(45) 38176348
Finland +(358) 942450434 
Frankrijk +(33) 182889360
Indonesië +(62) 8033218106
Indië +(91) 0008000501320
Mexico +(52) 5511689935 
Nederland +(31) 208081296 
Noorwegen +(47) 23962607 
Spanje +(34) 911233031 
Zweden +(46) 638800915 
Zwitserland +(41) 435084643 
Zwitserland (Frans) +(41) 435084660 
Zwitserland (Italiaans) +(41) 435084643 
Turkije +(90) 2129001873
Verenigd Koninkrijk +(44) 02035144260 
Verenigde Staten +(1) 6467129310

PEOPLE MAKE PLACES

Meer dan 40.500 klanten in meer dan 30 landen