CASE

Diensten aanbieden waar en wanneer ze nodig zijn. Zelfs in uitzonderlijke tijden.

Nu 90% van de werknemers van Outotec thuis werkt, heeft ISS de dienstverlening aangepast om te zorgen dat die voldoet aan de eisen die in deze nieuwe situatie worden gesteld. Er kunnen nu vanuit het bedrijfsrestaurant lunches thuisbezorgd worden bij de medewerkers. Sommige kantoorruimtes zijn gesloten om het energieverbruik te verlagen en het schoonmaken van de kantoren die nog open zijn, gebeurt intensiever.

FI case - Jouni Mäkinen Outotec 2

COVID-19

flexibele reactie

90

%

werkt op afstand

60

%

verminderde oppervlakte kantoorruimte

Outotec en ISS werken al meer dan tien jaar samen. Deze samenwerking heeft het punt bereikt waarop directeur van Facility & Premises Services Erkko Malinen van Outotec en Account Director Anssi Kuosmanen van ISS geen formele vergaderingen meer hoeven te houden. In plaats daarvan ontmoeten ze elkaar onder het genot van een ontspannen kopje koffie in het kantoor van Outotec in Espoo, waar Anssi ook vaak werkt.  

"Het aantal formele bijeenkomsten is aanzienlijk afgenomen, omdat we tijdens de werkweek vaak op een natuurlijke manier met elkaar in contact komen en we bovendien dagelijks met elkaar in contact staan", legt Erkko uit.  

Ondanks de ongekende omstandigheden waarin de wereld verkeert, is dit dagelijkse contact min of meer normaal gebleven. De diensten zijn aangepast aan de huidige behoeften van Outotec en beide bedrijven staan klaar om snel te reageren op de veranderende situaties.  

"Het was echt prijzenswaardig hoe wendbaar het proces was om de diensten die ISS in deze uitzonderlijke tijden levert aan te passen", stelt Erkko.

"Onze fantastisch vlotte samenwerking met ISS zorgt ervoor dat we goed voorbereid zijn op veranderingen."

Erkko Malinen, directeur Facility & Premises Services bij Outotec
Een smakelijke ervaring 

De wortels van Outotec en ISS gaan vele jaren terug. Terwijl de twee bedrijven sinds 2010 direct samenwerken, kocht Outotec voordien via de Outokumpu-campus indirect ISS-diensten in. De samenwerking werd geleidelijk aan uitgebreid en tegenwoordig levert ISS diensten in de kantoren Lappeenranta, Espoo en Outokumpu. Deze diensten omvatten receptiediensten, schoonmaak-, onderhoud- en verbouwingsdiensten, die door Erkko en Anssi worden aangeduid als "klusjesman-diensten".  

"Een van de laatste toevoegingen is het energiebeheer, dat op sommige van onze locaties is overgenomen," zegt Anssi.  

Naast het energiebeheer, is een andere opvallende toevoeging aan het dienstenaanbod de catering in het Espoo-kantoor.  

"We werkten mee aan de verbouwing en openden het restaurant uiteindelijk in 2020. Het restaurant vormt een substantieel onderdeel van de klantervaring. Met elke lunch die we elke dag serveren verdienen een plaats in het leven van de klant", zegt Anssi.  

"Het is ook een heerlijk onderdeel van de klantervaring. Het kantoor ligt tegenover het winkelcentrum Iso Omena, voor de catering best een pittige concurrent. De terugkoppeling is echter alle vlakken positief. Met hoge waarderingen in de 'Happy-or-Not -survey'," voegt Erkko toe.  

Het restaurant beschikt ook over geautomatiseerde kassa's, zodat medewerkers op elk moment van de dag iets te eten of te drinken kunnen kopen.  

“De geautomatiseerde kassa's hebben goed gewerkt in het bedrijfsrestaurant, dat alleen toegankelijk is voor medewerkers, omdat ze flexibiliteit toevoegen aan het leven van de werknemers", legt Anssi uit.  
FI case - Soili Sandberg Outotec 1
FI case - Irmeli Salminen Outotec 1
Lunches bezorgd aan thuiskantoren  

Toen de overgang naar de huidige uitzonderlijke omstandigheden gebeurde, paste het restaurant zich meteen aan, en zorgde toch dat er elke dag te eten was. In eerste instantie gingen we van een buffetopstelling naar voorverpakte maaltijden, met verbeterde bediening om contact te vermijden. Toen bijna 90% van de kantoormensen op afstand gingen werken, ontwikkelde restaurantdirecteur Osku Toivanen van ISS de jumISSa-service, die Outotec-medewerkers helpt om hun lunches aan hun voordeur te laten bezorgen. 

"Elke dag bezorgen we zo'n 50 lunches aan de thuiskantoren van Outotec-medewerkers", legt Anssi uit.  

"We waren zeer verbaasd hoe goed de overgang naar werken op afstand is verlopen voor het merendeel van de werknemers. We hebben medewerkers bureaustoelen en monitoren uitgeleend om hen in staat te stellen ergonomisch te werken in hun thuiskantoor. Lunches die bij hen thuis worden bezorgd, helpen ook om de werkdag vlot te laten verlopen", aldus Erkko.  

Schaalbaarheid is een belangrijke troef 

Naast de innovatieve oplossingen voor de catering, is ook de schoonmaak intensiever geworden, maar wordt de receptie minder bemand. Omdat er veel minder medewerkers op kantoor aanwezig zijn dan normaal, is een deel van de kantoorruimtes volledig afgesloten. 

"We hebben 60% van onze kantoorruimtes gesloten, wat het energieverbruik van het pand aanzienlijk heeft verminderd", zegt Erkko.  

"Omdat er minder werk is in deze nieuwe omstandigheden, hebben we ons werk gereorganiseerd en zijn we momenteel bezig met taken die meestal later in de zomer worden gepland, zoals het schoonmaken van de ramen. Hoewel de kantoren minder druk gebruikt worden, moeten er toch onderhoudstaken worden uitgevoerd en moeten de faciliteiten schoon en veilig worden gehouden", legt Anssi uit.  

In deze ongekende tijden, was het voor Erkko bijzonder belangrijk dat we de dienstverlening konden aanpassen aan de veranderende behoeften. Zodra de situatie weer normaal begint te worden, zullen beide bedrijven de dienstverlening opnieuw onder de loupe moeten nemen en beslissen wat er nodig is. Anssi en Erkko zijn nu al aan het overwegen of werken op afstand een vast onderdeel van het normale kantoorwerk zal worden.  

"Alleen de tijd zal het leren. Onze wonderbaarlijk vlotte samenwerking met ISS zorgt ervoor dat we goed voorbereid zijn op verandering", vat Erkko samen..  

Blijf op de hoogte

Schrijf u in om de laatste insights van ISS te ontvangen. U kunt zich op elk moment weer uitschrijven.

Verhalen over mensen, plaatsen en de aarde

PEOPLE MAKE PLACES

Meer dan 59.000 klanten in meer dan 30 landen