CASE

Een essentiële samenwerking die zorgt dat de maatschappij blijft draaien

FI case - ISS_Esa_Wörlin_01_full

ISS staat nu al tien jaar in voor het goed functioneren van de gebouwen van Suomen Erillisverkot, de State Security Networks Group Finland, een bedrijf met activiteiten die van belang zijn voor de gehele Finse samenleving. Zelfs de uitzonderlijke situatie die ontstaan is door het coronavirus is niet van invloed geweest op de uitvoering van technische diensten, energiebeheer en andere activiteiten door ISS.

24/7

toezicht

15

locaties

100

%

beschikbaarheid

Het tienjarige partnerschap tussen ISS en Suomen Erillisverkot (State Security Networks Group Finland) bestrijkt ongeveer 15 locaties in heel Finland.

Deze ondergrondse locaties zijn grote faciliteiten waar essentiële apparatuur beschermd is. Door de aard van hun activiteiten worden de locaties geheim gehouden. Erillisverkot is een staatsbedrijf dat beheerstaken uitvoert die cruciaal zijn voor de samenleving, waaronder nationale telecommunicatienetwerken en datacenters.  

Erillisverkot's Esa Wörlin is verantwoordelijk voor alle panden en de werking van de serverruimte. Dat betekent feitelijk dat zij verantwoordelijk is voor het onderhoud van het gehele bedrijf. 

"We hebben tienduizenden vierkante meter ruimte en serverruimte. We hebben locaties in het hele land, van Lapland tot Zuid-Finland, en ze bevatten apparatuur en systemen die de communicatie tussen de centrale overheid en commerciële bedrijven mogelijk maken. We hebben het dus over communicatiestations en serverruimtes", zegt Esa. 

De rol van ISS is om ervoor te zorgen dat de technische systemen van deze belangrijke panden blijven werken. De samenwerking heeft betrekking op de onderhouds- en reparatiewerkzaamheden van alle gebouwtechnologie en op investeringen in het beheer van de levenscyclus van de gebouwtechnologische apparatuur. Als bijvoorbeeld de ventilatie defect raakt, is ISS ook verantwoordelijk voor de vervanging ervan. 

ISS account manager Pasi Auvinen is verantwoordelijk voor de dienstverlening bij deze account. 

"Dit is een breed partnerschap: ISS levert diverse diensten aan Erillisverkot, zoals technisch onderhoud, schoonmaak- en controlekamerdiensten en permanentiediensten. In feite leveren we alle diensten voor de locaties, behalve het afsluiten en de veiligheid", zegt Pasi. 

“Daarnaast hebben we onlangs een overeenkomst ondertekend over het beheren van noodaggregaten en het leveren van installatiediensten met betrekking tot de serverruimtes,” zegt Esa. 

"Door de omvang van onze activiteiten hebben we een stabiele en bekwame partner nodig voor onderhoud."

Esa Wörlin, productiemanager, State Security Networks Group Finland
Een betrokken team houdt de faciliteiten draaiende 

Het werkterrein van Erillisverkot stelt strenge eisen aan de samenwerking. Het is belangrijk dat de partners ervoor zorgen dat de locaties die essentieel zijn voor het functioneren van de samenleving veilig worden gehouden en goed worden verzorgd. Om deze reden is elke ISS-medewerker die werkzaamheden voor Erillisverkot uitvoert, gescreend en gebonden aan een geheimhoudingsovereenkomst. Het team is toegewijd en begrijpt het belang van haar werk. 

“Het verloop van teamleden voor deze account is zeer laag. De meeste medewerkers werken al enkele jaren op dezelfde locatie en voor hen is het een principekwestie om dit werk goed te doen", benadrukt Pasi. 

Op de locaties van Erillisverkot is een groot aantal ISS-medewerkers actief, zoals technische professionals en institutionele specialisten.  

“Veel teamleden staan in dagelijks contact met de locaties. Op één van de locaties hebben we een schoonmaker die fulltime werkt", zegt Pasi. 

24/7 Toezicht 

Het technisch en energiebeheercentrum van ISS is ook nauw betrokken bij het beheer van deze klantenaccount. 

“Vanuit ons perspectief is de samenwerking met ISS verdeeld in pre-onderhoud en 24/7 monitoring. Pre-onderhoud is het jaarlijkse onderhoud en bij volcontinu toezicht bewaakt ISS het functioneren van onze apparatuur rond de klok", zegt Esa. 

Dat ISS voortdurend op de hoogte is van de omstandigheden in de faciliteiten van Erillisverkot is onderdeel van de dienstverlening. 

“De controlekamer voor het technisch en energiebeheer van het vastgoed bewaakt en analyseert 24/7 op afstand de werking van de apparatuur die zich op het terrein van de klant bevindt. Het centrum stuurt eventuele alarmen door naar de mensen in het veld of naar onze lokale oproepdienst. Indien nodig, kan de oproepmedewerker op elk moment van de dag naar de locatie gaan om de zaken te controleren", zegt Pasi. 

“Door de omvang van onze activiteiten hebben we een stabiele en bekwame partner nodig voor het onderhoud.  Aangezien de datacommunicatie via de gebouwen van Erillisverkot van cruciaal belang is voor zowel de overheid als het grote publiek, moeten de activiteiten altijd vrij van onderbrekingen blijven. Daarom zijn de 24/7 monitoring- en reparatiediensten van ISS vanuit ons oogpunt essentieel", zegt Esa. 

De operaties gaan ononderbroken door tijdens de COVID-19-crisis.  

De noodtoestand als gevolg van de coronaviruspandemie heeft een redelijk beperkte invloed gehad op de eigen operaties van Erillisverkot. Het ISS-team bezoekt de locaties van Erillisverkot met dezelfde hoge frequentie als voorheen. De continuïteit van de werkzaamheden wordt gewaarborgd door onderhoudswerkzaamheden aan de gebouwtechniek: onderhoud van ventilatie, leidingen en koelsystemen, gebouwautomatisering en het onderhoud van de energiecentrales. 

“De voorbereiding op uitzonderlijke situaties is een deel van de reden dat we bestaan. De situatie die ontstond door het coronavirus heeft onze operatie niet echt verstoord. Onze apparatuur is gebouwd voor crisissituaties. In de regel is ons systeem gespiegeld. Dat betekent dat bijvoorbeeld een hardwarestoring de operaties niet in de weg staat. Er is een backupsysteem voor alles en we worden ook ondersteund door de 24-uurs diensten van ISS", zegt Esa. 

Toen er echter nieuws begon te komen over coronavirusinfecties in heel Finland, werden er op de locaties van Erillisverkot bijkomende schoonmaakbeurten uitgevoerd. Nu desinfecteren schoonmakers van ISS oppervlakken rigoureuzer en vaker dan voorheen en meerdere malen per dag op specifieke locaties. ISS levert ook ontsmettingsmiddelen aan Erillisverkot om mogelijke overdracht van infecties op de locaties te voorkomen. 

"ISS blijft goede interne begeleiding bieden aan haar medewerkers. De teamleden hebben de opdracht gekregen om een veilige afstand tot anderen te bewaren en onnodig contact te vermijden. De medewerkers die onder normale omstandigheden op onze locaties werken, zijn nu ook aan het werk. Er zijn hier geen grote veranderingen op de werkvloer", zegt Esa. 

De communicatie tussen ISS en Erillisverkot heeft echter een aantal nieuwe aspecten gekregen. 

"Nu updaten we ons noodplan voor de klant vaker dan voorheen, één keer per week. De plannen bevatten onder andere informatie over mogelijke gevallen van ziekte of quarantaine. Dankzij actieve rapportage zijn we in staat om ons voor te bereiden op veranderende situaties", zegt Pasi. 

Vergaderingen die voorheen maandelijks werden gehouden, worden nu wekelijks en online gehouden om de veiligheid te garanderen. Erillisverkot is blij met de activiteiten tijdens deze uitzonderlijke periode. 

"Het idee is dat de operaties normaal blijven functioneren en tot nu toe is dit een succes", zegt Esa. "Er is weinig noodzaak geweest om speciale regelingen te treffen. Niet dat we hebben opgemerkt, in ieder geval.” 

Blijf op de hoogte

Meld u aan om de laatste inzichten van ISS te ontvangen. U kunt zich op elk moment weer uitschrijven.

Schrijf u hier in

Verhalen over mensen, plaatsen en de aarde

610749374

CASE

De voordelen van het uitbesteden van technical services

Een multinational was op zoek naar een goed opgeleid en georganiseerd technisch team dat een efficiënte en proactieve onderhoudsoplossing kon bieden voor zijn Amerikaanse locaties. Door op te treden als de primaire outsourcingspartner van de klant, kunnen we de kosten verlagen en de efficiëntie verhogen.

People - Tim Chow

MENSEN

De Rolls-Royce-account soepel laten lopen

Hoe is het om een ISS Key Account Manager te zijn voor een van 's werelds toonaangevende industriële technologiebedrijven? Om dat te weten te komen, spraken we af met Tim Chow, Key Account Manager bij ISS en verantwoordelijk voor de Rolls-Royce-account in Singapore.

HQ Back to Work

BLOG

Een veiligere werkplek creëren met PURE SPACE

‘Is het veilig?’ Dat is de vraag die talloze werknemers over de hele wereld zichzelf stellen nu ze weer terug naar hun werk gaan. PURE SPACE, een nieuw product van ISS, is erop gericht medewerkers zich weer op hun gemak te laten voelen in hun werkomgeving door te zorgen voor een hygiënische, veilige werkplek.

PEOPLE MAKE PLACES

Meer dan 60.000 klanten in meer dan 30 landen